Milloin palkanlaskenta ulkoistetaan
Palkanlaskenta on helppo tehdä itse yhdelle työntekijälle. Kysymys ei ole siitä, osaatko, vaan siitä mitä tapahtuu silloin kun olet lomalla tai kiireinen.
Palkanlaskenta on helppo tehdä itse yhdelle työntekijälle. Sen jälkeen kysymys muuttuu.
Palkanlaskenta ei ole laskentaa
Palkan laskeminen on yhteen- ja vähennyslaskua, ja se on työn helpoin osa. Aikaa ja riskiä on muualla.
Tulorekisteri-ilmoitus on annettava viidessä kalenteripäivässä maksupäivästä, ja määräaika ei siirry sen mukaan miten sinulla sattuu menemään. Poikkeukset ovat oma asiansa: sairausloma, lomaraha, osa-aikaisuus, palkaton vapaa. Ja prosentit muuttuvat vuosittain, mikä tarkoittaa että viime vuoden rutiini on tänä vuonna väärä rutiini.
Kolme kohtaa, joissa raja ylittyy
Ensimmäinen työntekijä. Tämä on se kohta, jossa kiinteät velvoitteet ilmestyvät kerralla. Yksi palkkalaskelma kuussa, ja silti koko sama säännöstö kuin kahdellakymmenellä.
Palkka lakkaa olemasta sama luku kuussa. Tuntityö, vuorolisät, provisiot, ylityöt. Vaihteleva palkka tarkoittaa, että jokainen kuukausi on oma selvityksensä eikä edellisen kopio.
Yksi ihminen osaa tehdä sen. Tämä on niistä kolmesta vaarallisin ja harvimmin laskettu. Jos palkanlaskennan osaa yksi ihminen, se ihminen ei voi sairastua palkkapäivän alla. Määräaika ei tiedä kuka on lomalla.
Mitä se kustantaa
Hinnastossa on luvut, ja ne on tarkoituksella sidottu palkkalaskelmien määrään eikä pakettiin: pieni työnantaja ei maksa suuren mukaan.
Vertailussa kannattaa laskea oma aika mukaan, myös se mitä et tee silloin kun teet palkkoja. Jos laskutat työtäsi tunneittain, sinulla on tälle valmis hinta.
Yksi ansa toistuu. Ulkoistamisen hinta on lasku ja oman työn hinta ei ole, joten vertailu tehdään usein jotain vastaan nollaa. Nolla ei ole oikea luku: oma aika on pois jostain muusta, ja palkanlaskenta osuu kuun vaihteeseen, joka on harvoin se hetki jolloin aikaa on eniten.
Mitä ulkoistaminen ei poista
Työnantaja olet sinä. Tilitoimisto tekee työn ja vastaa työstään, mutta velvoitteet ovat työnantajan, ja työsopimukset, työaikakirjanpito ja työterveyshuolto pysyvät sinulla.
Tämä on reilua sanoa ääneen, koska ulkoistaminen myydään usein niin kuin vastuu siirtyisi. Se ei siirry. Siirtyy työ ja määräaikojen seuranta.
Sama rajaus kannattaa kysyä tarjousta pyytäessä: mikä kuuluu palveluun ja mikä jää sinulle. Vastaus kertoo tilitoimistosta enemmän kuin hinta kertoo.
Miten me teemme tämän
Teemme palkkalaskelmat, maksatuksen ja tulorekisteri-ilmoitukset samana työnä, ja palkanlaskenta kertoo mitä siihen kuuluu.
Jos olet tätä laskemassa, kerro työntekijöiden määrä ja palkkojen rytmi, niin sanomme mitä se meillä kustantaisi. Jos oma työ on sinun tilanteessasi yhä järkevää, sanomme senkin.
Usein kysyttyä
- Kannattaako yhden työntekijän palkanlaskenta ulkoistaa?
- Usein kannattaa, mutta ei laskennan takia. Yksi työntekijä tarkoittaa yhtä palkkalaskelmaa ja silti kaikki samat määräajat, ilmoitukset ja vakuutukset. Kiinteä kustannus jakautuu yhdelle laskelmalle, joten hinta per laskelma on korkeimmillaan juuri silloin kun työtä on vähiten.
- Mikä palkanlaskennassa oikeasti vie aikaa?
- Ei palkan laskeminen vaan sen ympärillä oleva työ, eli tulorekisteri-ilmoitukset määräajassa, poikkeukset kuten sairauslomat ja lomarahat, ja vuosittain muuttuvat prosentit. Tavallinen kuukausi on nopea ja poikkeava kuukausi ei ole.
- Mitä ulkoistaminen ei poista?
- Työnantajan velvollisuudet ovat yhä sinun. Tilitoimisto tekee työn ja vastaa työstään, mutta työnantaja olet sinä, ja työsopimukset, työaika ja työterveys pysyvät sinulla.
- Voiko palkanlaskennan siirtää kesken vuotta?
- Voi. Vaihto on helpointa vuoden vaihteessa, koska vuosi-ilmoitukset ja kertymät siirtyvät silloin puhtaimmin, mutta kesken vuotta se onnistuu myös. Olennaista on, että kertymät siirretään oikein eikä aloiteta nollasta.
Kerro mitä tarvitset, niin katsotaan mitä se käytännössä vaatii.
Maksuton keskustelu, noin 30 minuuttia: käymme läpi tositemäärät, palkansaajien määrän ja tarvitsemasi palvelut, ja kerromme tarkan hinnan. Tarjouksen laatimisesta emme veloita, eikä keskustelu sido mihinkään.