Tulorekisteri ja viiden päivän sääntö

Palkka maksetaan, ja sitten on viisi päivää aikaa.

Mitä ilmoitetaan ja milloin

Palkkatietoilmoitus annetaan tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Se koskee maksettua palkkaa ja palkkioita, ja se tehdään jokaisesta maksutapahtumasta erikseen.

Rytmi seuraa siis maksupäiviä eikä kalenterikuukausia. Jos palkkaa maksetaan kaksi kertaa kuussa, ilmoituksia on kaksitoista kuukaudessa kuuden sijaan. Tämä on ensimmäinen asia, joka yllättää työnantajan, joka on tottunut kuukausittaisiin ilmoituksiin.

Viisi kalenteripäivää, ei työpäivää

Tässä syntyvät virheet. Laskenta on kalenteripäivissä: lauantait, sunnuntait ja pyhät lasketaan mukaan.

Perjantaina maksettu palkka on siis ilmoitettava keskiviikkona, ei seuraavan viikon perjantaina. Jos viides päivä itse osuu viikonlopulle tai pyhälle, ilmoitus voidaan antaa seuraavana arkipäivänä, mutta se on poikkeus eikä sääntö. Sen varaan ei voi suunnitella, koska se riippuu siitä mille päivälle maksupäivä satutaan asettamaan.

Käytännön seuraus on, että maksupäivä kannattaa valita tietoisesti. Kuun viimeinen päivä ja perjantai ovat tavallisimmat maksupäivät, ja molemmat tuottavat määräajan, joka kulkee viikonlopun yli. Keskellä viikkoa oleva maksupäivä antaa viisi kokonaista arkipäivää. Sääntö on sama, aikataulu huomattavasti väljempi.

Maksupäivä on se päivä, jona raha on saatavilla

Maksupäivä ei ole päivä, jona maksu lähetettiin pankista, eikä päivä jolle palkkakausi päättyi. Se on päivä, jona raha on työntekijän käytettävissä.

Ero kuulostaa pieneltä ja on käytännössä iso, koska jos maksupäivä tulkitaan väärin, koko viiden päivän laskenta menee väärin samalla eikä virhe näy mistään ennen kuin se on jo tapahtunut.

Velvoite on erillinen palkanmaksusta

Myöhässä annetusta pakollisesta tiedosta voidaan määrätä myöhästymismaksu. Summa riippuu tilanteesta ja kannattaa tarkistaa Verohallinnolta.

Olennainen kohta on toinen: viive on itsessään sanktioitu. Palkka voi olla laskettu oikein, maksettu oikein ja oikean suuruinen, ja ilmoitus silti myöhässä. Ilmoittaminen on oma velvoite palkanmaksun rinnalla, ei sen jälkiliite.

Annettu ilmoitus on myös korjattavissa. Jos virhe huomataan jälkikäteen, ilmoitus korvataan uudella, eikä se ole poikkeustilanne. Kalliiksi käy se, ettei virhettä huomata ennen kuin joku muu huomaa sen.

Miten me teemme tämän

Teemme palkkalaskelmat, maksatuksen ja tulorekisteri-ilmoitukset samana työnä, joten viiden päivän määräaika ei ole sinun kalenterissasi.

Palkanlaskenta kertoo mitä työhön kuuluu, ja hinnasto kertoo mitä se kustantaa. Näin työskentelemme kertoo mitä me tarvitsemme sinulta ja milloin.

Jos ilmoituksia on jäänyt myöhässä, kerro se heti. Myöhässä oleva ilmoitus on korjattavissa, ja korjaaminen on sitä halvempaa mitä aiemmin siihen tartutaan.

Lähde: Verohallinto, tulorekisteri, palkkatietoilmoituksen määräaika ja maksupäivän määritelmä.