FAQ & tips
Below are important guidelines for you to follow.
This will ensure that you have affordable financial management and correct accounting.
Usein kysyttyjä kysymyksiä ja vinkkejä
Verkkolaskuosoite, HR-tilipalvelu Oy
Operaattori: 003708599126 (Lianson Technologies Oy)
Mitkä ovat laskutusosoitteemme?
Operaattori: 003708599126 (Lianson Technologies Oy)
PL 62232
01051 LASKUT
HR-tilipalvelu Oy
Vellamonkatu 30 A 302 (3. kerros)
00550 Helsinki
Suomi
Kirjanpitotositteet ja tositemerkinnät
Yritysten kirjanpito perustuu aina tositteisiin.
Usein asiakas kysyy, kuinka paljon arvonlisäveroa hänen tulee maksaa tai paljonko saa takaisin. Jotta voimme vastata tähän, tarvitsemme kaikki kirjanpitotositteet ajoissa, koska arvonlisävero lasketaan joka kerta kaikista tositteista. Kuitteja ei voi "ohittaa" kirjanpidon tekemisessä - sillä kuiteista se tieto lasketaan.
Tositemerkintöjen on oltava asianmukaisesti merkittyjä ja tositteiden oltava selkeät ja hyvälaatuiset - eli kaikki tekstit on oltava selkeästi luettavissa myöhemmin, mahdollisen verotarkastuksen tai tilintarkastuksen yhteydessä - vuosienkin päästä.
Ajatellaan tilannetta, jossa verotarkastus, tilintarkastus tai muun viranomaisen suorittama tarkastus suoritetaan takautuvasti esimerkkinä mainittakoon kustannustuki/-avustus - kun tiedot löytyvät tositteista valmiiksi oikein, tarkastukset sujuvat sujuvammin ja laskenta-asiantuntija on kirjannut tapahtuman oikein tositteessa olevien tietojen perusteella. Ja yrittäjänä saat toivomaasi mielenrauhaa - voit nukkua yösi hyvin. Pelkäämättä esim. verotarkastusta, joka voi olla kuluttavaa.
Kerro tositteeseen lyhyesti kirjanpitäjälle, mistä on kyse ja miten se liittyy yritystoimintaan - merkitsemällä se kuitille. Monesti lisätiedot kuitille ovat parempi ratkaisu - koska ei niitä muista monen kuukauden kuluttua aina, mistä oli kyse. Näin onnistumme yhdessä paremmin!
Aikataulut toimitettaville palkka-aineistolle
Palkatiedot, kulu- ja matkalaskut on toimitettava vähintään viisi työpäivää ennen maksupäivää, jotta kaikki maksetaan ajoissa ja oikea sisältöisesti. Suosittelemme, että lähetät kaikki kulu- ja matkalaskut kalenterikuukausittain, säännöllisesti - kun kaikki on tuoreessa muistissa.
Palkkojen ja palkkioiden Tulorekisteri-ilmoitukset tulee ilmoittaa viisi päivää palkanmaksun jälkeen Tulorekisteriin ja palkkojen Erillisilmoitus puolestaan aina seuraavan kuukauden viidespäivä viimeistään. Mikäli viiden päivä on pyhä tai viikonloppu, riittää seuraava arkipäivä ilmoituksen antamiseen.
Sähköiset tositteet, vaatimukset
PDF-tositteessa on oltava samat asiat kuin paperitositteessakin. Kun skannaat PDF-dokumenttia (tai otat kuvan matkapuhelimella), pidä mielessä seuraavat asiat:
• skannattu tosite on skannattu luku suuntaan ja helposti luettavissa heti oikein päin
• kaikki asiakirjan tiedot ovat selvästi näkyvissä (pelkkä kuitin summa ei riitä)
Kiinnitä huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:
• myyjä ja myyjän Y-tunnus
• ostetut tuotteet tai palvelut käyvät ilmi
• ALV-erittely
Yhdessä PDF-tiedostossa saa olla vain yksi tosite. Vältä tilannetta, jossa alv-erittely on peitetty tai osa tiedoista on poistettu rei'ittimellä tai nitojaniiteillä.
Kirjanpidon kannalta merkityksellisempi tosite on kassakuitti kuin maksupäätteen tulostama maksutapahtuman kuitti. Maksupäätteen kuitti ei ole kirjanpitoon kelvollinen kuitti, se on todiste maksun maksamisesta. ALV-erittelyn sisältävä kuitti on esitettävä kirjanpidossa, jotta arvonlisävero on vähennyskelpoinen yritykselle.
Voit tallentaa PDF-tositteen esim. eTaskuun tai lähettää ne omalle laskenta-asiantuntijalle yhtenä sähköpostina, kuittien lukumäärän ollessa pieni. Valitse kumpi on sinulle helpompaa. Luonnollisesti, jos kuitteja on paljon kuukauden aikana, suosittelemme käyttämään esim. eTaskua, joka nopeuttaa kuittien käsittelyä merkittävästi, samoin loppuarkistointia.
Myyntilaskut
Kirjanpitäjä saa tiedot myyntilaskuista Visma Fivaldilta tai Fennoalta, jos myyntilaskut on tehty näillä järjestelmillä.
• tulostettu PDF-muodossa Kuitti-kansioon tai sähköpostiin tai
Osto- ja kululaskut
Osto- ja kululaskut on osoitettava yrityksen viralliselle nimelle.
HR-tilipalvelu Oy, Y-tunnus: 2513128-5 (oikea esimerkki - juuri näin)
Harrin tilipalvelu (virheellinen esimerkki - ei näin)
Laskenta-asiantuntija saa osto- ja kululaskut Visma Fivaldin tai Fennoan -ostolaskujen käsittelystä.
Jos Visma Fivaldin tai Fennoan -ostolaskujen käsittely ei ole vielä käytössä, alkuperäinen lasku on toimitettava kirjanpitäjälle:
• tulostetaan PDF-muodossa, kuittikansioon tai eTaskuun tai lähetetään sähköpostilla
Matka- ja kululaskut
Matka- ja kululaskut on toimitettava viisi arkipäivää ennen palkanmaksamista laskenta-asiantuntijalle.
Ulkomailla tehtäviin työmatkoihin on suositeltavaa, että matkalaskun liitteenä on ennalta sovittu matkaohjelma tai esim. kutsu työmatkasta. Riittävät liitetteet matkan sisällöstä mahdollista verotarkastusta tai lisätiedustelua varten, samoin tulevaa tilintarkastusta varten on hyvä liittää matkalaskuun.
Matka- ja kululaskut ja niihin liittyvät materiaalit tulee lähettää laskenta-asiantuntijalle, jos sähköinen vaihtoehto ei ole jo käytössä:
• PDF-tulosteena tai Excelinä, joka on koottu kuittikansioon tai
• sähköpostitse osoitteeseen: palkat@hr-tilipalvelu.fi tai
Kassa- ja käteiskuitit
Voit lähettää kuitit laskenta-asiantuntijalle:
• PDF-tulosteena eTaskuun tai
Puuttuvat kuitit tai tositteet
Jos jokin asiaankuuluva kuitti tai tosite puuttuu tai se katoaa, yrittäjän tai vastuuhenkilön on tehtävä vapaamuotoinen tosite, jonka hän todistaa omalla allekirjoituksellaan.
Aikataulut toimitettaville kirjanpidon tositteille
Lakisääteinen loppuarkistointi
Tähän tekstiä...