FAQ & tips

Below are important guidelines for you to follow. 

 

 

This will ensure that you have affordable financial management and correct accounting.

Asset 6.png

Usein kysyttyjä kysymyksiä ja vinkkejä

Verkkolaskuosoite, HR-tilipalvelu Oy


Suosimme verkkolaskuja, koska ne saapuvat nopeimmin ja luotettavimmin. Verkko-laskutusosoite: 003725131285 (OVT)
Operaattori: 003708599126 (Lianson Technologies Oy) Tarkista verkkolaskuosoite: www.verkkolaskuosoite.fi




Mitkä ovat laskutusosoitteemme?


Suosimme verkkolaskuja, koska ne saapuvat nopeimmin ja luotettavimmin. Verkko-laskutusosoite: 003725131285 (OVT)
Operaattori: 003708599126 (Lianson Technologies Oy) Tarkista verkkolaskuosoite: www.verkkolaskuosoite.fi Jos et vielä pysty toimittamaan verkkolaskuja, lähetä pdf-lasku sähköpostitse: fennoa.FI.P.131151-3@docinbound.com Tai lähetä paperilaskut tähän osoitteeseen (osoite on vain laskuille): HR-tilipalvelu Oy
PL 62232
01051 LASKUT Kaikki muu posti osoitteeseen (tarjoukset, sopimukset, tarjoukset jne...):
HR-tilipalvelu Oy
Vellamonkatu 30 A 302 (3. kerros)
00550 Helsinki
Suomi Lisätietoja teknisistä tiedoista: asiakaspalvelu@hr-tilipalvelu.fi




Kirjanpitotositteet ja tositemerkinnät


Yritysten kirjanpito perustuu aina tositteisiin. Sähköisten järjestelmien yleistyessä, kuitin merkitys ei ole pienentynyt - päinvastoin - kuitteja on enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Ei riitä, että kuitti löytyy yrittäjän sähköpostista, se tulee löytyä yrityksen kirjanpidosta. Tosite voi olla paperinen tai sähköinen. Kirjanpito on suurelta osin muodollista, ja kuitteja on helpoin pitää päivittäin järjestyksessä. Monen asiakkaan pahin painajainen on se, kun kaikki on tekemättä ja laskenta-asiantuntija pyytää edellisen kuukauden kuitteja. Asiakas eli verovelvollinen on vastuussa tositteiden ja asiakirjojen oikeellisuudesta, tositteiden sisällöstä ja riittävistä tiedoista, jotta laskenta-asiantuntija voi syöttää tositteen oikein kirjanpitoon.
Usein asiakas kysyy, kuinka paljon arvonlisäveroa hänen tulee maksaa tai paljonko saa takaisin. Jotta voimme vastata tähän, tarvitsemme kaikki kirjanpitotositteet ajoissa, koska arvonlisävero lasketaan joka kerta kaikista tositteista. Kuitteja ei voi "ohittaa" kirjanpidon tekemisessä - sillä kuiteista se tieto lasketaan. Joskus asiakas on sanonut, että epäilee, että me emme osaa laskea arvonlisäveroa oikein, että hän maksaa liikaa arvonlisäveroa Verohallinnolle. Kävimme tämän asian hänen kanssaan läpi ja hänellä oli toimittamatta meille usean tuhannen euron edestä tukun kuitteja ja muita tositteita. Vaikka niitä oli kuukausittain häneltä pyydetty, hän ei ymmärtänyt kuitin ja arvonlisäveron asiaayhteyttä - että kuiteista lasketaan tilitettävän arvonlisäveron määrä.
Tositemerkintöjen on oltava asianmukaisesti merkittyjä ja tositteiden oltava selkeät ja hyvälaatuiset - eli kaikki tekstit on oltava selkeästi luettavissa myöhemmin, mahdollisen verotarkastuksen tai tilintarkastuksen yhteydessä - vuosienkin päästä. Esimerkiksi taksikuittiin ei tarvitse kirjoittaa uudelleen taksikuitti. Kyllä me taksikuitti tunnistetaan. Sen sijaan kuittiin tulee kirjoittaa lyhyesti, kuinka kustannus liittyvät yrityksen liiketoimintaan (esim. asiakaskäynti, tavarankuljetus asiakkaalle jne...). Kuka on matkustanut mistä mihin ja miksi.
Ajatellaan tilannetta, jossa verotarkastus, tilintarkastus tai muun viranomaisen suorittama tarkastus suoritetaan takautuvasti esimerkkinä mainittakoon kustannustuki/-avustus - kun tiedot löytyvät tositteista valmiiksi oikein, tarkastukset sujuvat sujuvammin ja laskenta-asiantuntija on kirjannut tapahtuman oikein tositteessa olevien tietojen perusteella. Ja yrittäjänä saat toivomaasi mielenrauhaa - voit nukkua yösi hyvin. Pelkäämättä esim. verotarkastusta, joka voi olla kuluttavaa.
Kerro tositteeseen lyhyesti kirjanpitäjälle, mistä on kyse ja miten se liittyy yritystoimintaan - merkitsemällä se kuitille. Monesti lisätiedot kuitille ovat parempi ratkaisu - koska ei niitä muista monen kuukauden kuluttua aina, mistä oli kyse. Näin onnistumme yhdessä paremmin!




Aikataulut toimitettaville palkka-aineistolle


Palkatiedot, kulu- ja matkalaskut on toimitettava vähintään viisi työpäivää ennen maksupäivää, jotta kaikki maksetaan ajoissa ja oikea sisältöisesti. Suosittelemme, että lähetät kaikki kulu- ja matkalaskut kalenterikuukausittain, säännöllisesti - kun kaikki on tuoreessa muistissa. Usein työntekijän palkassa tai työsopimuksessa tapahtuu muutoksia. Sanomattakin selvää on, että palkanlaskijan on saatava nämä tiedot itselleen eturintamassa, jotta voimme laskea ja maksaa palkan tai palkkion oikein. Mieluummin etukäteen, kuin jälkikäteen. Samoin muutokset saajan tiedoissa, esim. muutosverokortti, uusi tilinumero, osoite ja matkapuhelinnumero tulee toimittaa ennen uutta palkanmaksua, jotta kaikki menee oikein palkanmaksussa. Samoin mahdolliset maksukiellot, eli ulosoton tiedot ja ammattiliittojen pidätystiedot tarvitaan aina etukäteen ennen palkanmaksua, eikä jälkikäteen - näin vältämme tarpeetonta sähläämistä, jolla on yleensä suora vaikutus myös palvelun hintaan - mitä vähäemmän sähläystä, sitä edullisempi ja nopeampi palvelu. Mikäli vaihdat vakuutusyhtiötä, myös muutokset vakuutuksista on ilmoitettava hyvissä ajoin ennen kuin uusi vakuutus tulee voimaan. Näin vältät ylimääräisiä kustannuksia ja että Tulorekisteri-ilmoitukset, sekä Erillisilmoitukset lähtevät ajallaan ja oikein ja vältyt mahdollisilta viivästymaksuilta Verohallintoon.
Palkkojen ja palkkioiden Tulorekisteri-ilmoitukset tulee ilmoittaa viisi päivää palkanmaksun jälkeen Tulorekisteriin ja palkkojen Erillisilmoitus puolestaan aina seuraavan kuukauden viidespäivä viimeistään. Mikäli viiden päivä on pyhä tai viikonloppu, riittää seuraava arkipäivä ilmoituksen antamiseen.




Sähköiset tositteet, vaatimukset


PDF-tositteessa on oltava samat asiat kuin paperitositteessakin. Kun skannaat PDF-dokumenttia (tai otat kuvan matkapuhelimella), pidä mielessä seuraavat asiat:
• skannattu tosite on skannattu luku suuntaan ja helposti luettavissa heti oikein päin
• kaikki asiakirjan tiedot ovat selvästi näkyvissä (pelkkä kuitin summa ei riitä)
Kiinnitä huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:
• myyjä ja myyjän Y-tunnus
• ostetut tuotteet tai palvelut käyvät ilmi
• ALV-erittely
Yhdessä PDF-tiedostossa saa olla vain yksi tosite. Vältä tilannetta, jossa alv-erittely on peitetty tai osa tiedoista on poistettu rei'ittimellä tai nitojaniiteillä.
Kirjanpidon kannalta merkityksellisempi tosite on kassakuitti kuin maksupäätteen tulostama maksutapahtuman kuitti. Maksupäätteen kuitti ei ole kirjanpitoon kelvollinen kuitti, se on todiste maksun maksamisesta. ALV-erittelyn sisältävä kuitti on esitettävä kirjanpidossa, jotta arvonlisävero on vähennyskelpoinen yritykselle.
Voit tallentaa PDF-tositteen esim. eTaskuun tai lähettää ne omalle laskenta-asiantuntijalle yhtenä sähköpostina, kuittien lukumäärän ollessa pieni. Valitse kumpi on sinulle helpompaa. Luonnollisesti, jos kuitteja on paljon kuukauden aikana, suosittelemme käyttämään esim. eTaskua, joka nopeuttaa kuittien käsittelyä merkittävästi, samoin loppuarkistointia.




Myyntilaskut


Kirjanpitäjä saa tiedot myyntilaskuista Visma Fivaldilta tai Fennoalta, jos myyntilaskut on tehty näillä järjestelmillä. Jos myyntilaskut on tehty toisella järjestelmällä, myyntilaskut on toimitettava kirjanpitäjälle:
• tulostettu PDF-muodossa Kuitti-kansioon tai sähköpostiin tai • paperilla




Osto- ja kululaskut


Osto- ja kululaskut on osoitettava yrityksen viralliselle nimelle.
HR-tilipalvelu Oy, Y-tunnus: 2513128-5 (oikea esimerkki - juuri näin)
Harrin tilipalvelu (virheellinen esimerkki - ei näin)
Laskenta-asiantuntija saa osto- ja kululaskut Visma Fivaldin tai Fennoan -ostolaskujen käsittelystä.
Jos Visma Fivaldin tai Fennoan -ostolaskujen käsittely ei ole vielä käytössä, alkuperäinen lasku on toimitettava kirjanpitäjälle:

• tulostetaan PDF-muodossa, kuittikansioon tai eTaskuun tai lähetetään sähköpostilla • paperilla tai




Matka- ja kululaskut


Matka- ja kululaskut on toimitettava viisi arkipäivää ennen palkanmaksamista laskenta-asiantuntijalle.

Ulkomailla tehtäviin työmatkoihin on suositeltavaa, että matkalaskun liitteenä on ennalta sovittu matkaohjelma tai esim. kutsu työmatkasta. Riittävät liitetteet matkan sisällöstä mahdollista verotarkastusta tai lisätiedustelua varten, samoin tulevaa tilintarkastusta varten on hyvä liittää matkalaskuun.

Matka- ja kululaskut ja niihin liittyvät materiaalit tulee lähettää laskenta-asiantuntijalle, jos sähköinen vaihtoehto ei ole jo käytössä:

• PDF-tulosteena tai Excelinä, joka on koottu kuittikansioon tai
• sähköpostitse osoitteeseen: palkat@hr-tilipalvelu.fi tai • paperilla




Kassa- ja käteiskuitit


Voit lähettää kuitit laskenta-asiantuntijalle:

• PDF-tulosteena eTaskuun tai • sähköpostitse tai • paperilla




Puuttuvat kuitit tai tositteet


Jos jokin asiaankuuluva kuitti tai tosite puuttuu tai se katoaa, yrittäjän tai vastuuhenkilön on tehtävä vapaamuotoinen tosite, jonka hän todistaa omalla allekirjoituksellaan.




Aikataulut toimitettaville kirjanpidon tositteille


Kirjanpidon kuitit on toimitettava välittömästi seuraavan kuukauden alussa, kuitenkin viimeistään kymmenentenä päivänä (kuukausi-ilmoittajat, joille kirjanpito tehdään kuukausittain). Esimerkiksi helmikuun kuitit on toimitettava 10. maaliskuuta mennessä. Yritys jolla on tulos kunnossa, on yleensä myös kuitit järjestyksessä ja kirjanpito ojennuksessa. Osto- ja kululaskuissa tulee olla kaikki sivut ja lasku tulee olla osoitettu yritykselle, joka maksaa laskun - näin varmistat kulun vähennysoikeuden. Jos on päässyt tulemaan maksuhuomautus liitteenä tulee olla alkuperäinen lasku, jotta olet oikeutettu saamaan vähennyksen arvonlisäveron osalta. Pyydämme aina asiakkaaltamme puuttuvia tositteita ja ohjeistamme, miten tulee toimia oikein jatkossa - jos jokin pieni lippu lappunen on jäänyt epähuomiossa puuttumaan. Yhteistyössä huippu tuloksiin!




Lakisääteinen loppuarkistointi


Tähän tekstiä...