Mitä kirjanpitäjä tarvitsee sinulta ja mihin mennessä?
Kaksi määräaikaa riittää muistaa: kuitit seuraavan kuukauden kymmenenteen päivään mennessä ja palkka-aineisto viisi työpäivää ennen maksupäivää. Loput seuraa niistä.
Kuukausittain
Nämä tulevat joka kuukausi, samaan aikaan. Kun ne ovat rutiinia, tilinpäätös ei ole urakka vaan viimeistely.
- Myynti- ja ostolaskut sekä kuitit seuraavan kuukauden alussa, viimeistään kymmenentenä päivänä. Helmikuun kuitit siis 10. maaliskuuta mennessä.
- Tiliotteet kaikilta tileiltä, myös siltä, jolla on enää yksi toistuva veloitus.
- Selitys sille, mikä ei selity itsestään. Poikkeava kulu, uusi sopimus, omistajan tekemä maksu. Yksi lause säästää kaksi sähköpostia.
Palkkoihin, viisi työpäivää ennen maksupäivää
Palkka-aineistolla on oma aikataulunsa, ja se on kuittiaikataulua tiukempi, koska ilmoitus tulorekisteriin lähtee maksupäivän jälkeen, ei silloin kun ehditään.
- Tunnit ja palkkatiedot siinä muodossa kuin ne teillä syntyvät.
- Muutokset samassa aikataulussa: uusi verokortti, uusi tilinumero, maksukiellot ja ammattiliittojen pidätykset. Jälkikäteen tehty korjaus on hitaampi ja kalliimpi kuin etukäteen annettu tieto.
- Uudet ja päättyvät työsuhteet heti kun ne ovat tiedossa, ei palkkapäivän aattona.
Miksi kymmenes päivä
Arvonlisäveron ja muiden kausi-ilmoitusten aikataulu lähtee kirjanpidosta, ja kirjanpito lähtee aineistosta. Kymmenes päivä on se kohta, josta kuukausi ehtii valmistua rauhassa.
Jos aineisto tulee kerran vuodessa, neljän kuukauden määräaika tilinpäätökselle muuttuu tiukaksi, ja se on se määräaika, joka ei jousta.
Mitä me teemme sillä välin
Pyydämme puuttuvat tiedot listana, emme yksi sähköposti kerrallaan. Sinulla on nimetty kirjanpitäjä, jonka numeron tiedät, joten kysymykseen vastataan eikä sitä jonoteta.
Näin työskentelemme kertoo koko kierroksen: mitä tapahtuu kun aloitat, mitä joka kuukausi ja mitä tilikauden lopussa.
Sovitaan aikataulu, joka sopii teidän kuukauteenne
Jos palkkapäivä on kuun 15. tai laskutus painottuu kuun loppuun, aikataulu kannattaa sopia sen mukaan eikä yleisen säännön mukaan. Kerro miten teillä menee, niin sovitaan.
Usein kysyttyä
- Mitä tapahtuu, jos aineisto tulee myöhässä?
- Kirjanpito valmistuu myöhemmin ja kiireisenä aikana se voi siirtyä seuraavaan kierrokseen. Palkoissa myöhästyminen on kovempi asia: tulorekisteri-ilmoituksella on oma määräaikansa, eikä sitä voi siirtää sillä perusteella, että tieto tuli myöhään.
- Voiko kuitin lähettää valokuvana?
- Voi, kunhan koko kuitti näkyy ja summa on luettavissa. Nopeinta on silti lähettää se suoraan Fennoaan, jolloin se on kirjanpitäjällä heti eikä jää sähköpostiin.
- Mitä tositteeseen pitää kirjoittaa?
- Sen, mitä ostettiin ja mihin liiketoiminnan tarpeeseen, erityisesti jos se ei käy ilmi kuitista. "Lounas, asiakas X" riittää; pelkkä ravintolan nimi ei.
Kerro mitä tarvitset, niin katsotaan mitä se käytännössä vaatii.
Maksuton keskustelu, noin 30 minuuttia: käymme läpi tositemäärät, palkansaajien määrän ja tarvitsemasi palvelut, ja kerromme tarkan hinnan. Tarjouksen laatimisesta emme veloita, eikä keskustelu sido mihinkään.