Milloin yhdistyksen pitää tehdä tilinpäätös?
Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos tilikautenne on kalenterivuosi, määräaika on huhtikuun loppu, ja vuosikokous tulee sen jälkeen, ei tilalle.
Aikataulu järjestyksessä
Viisi vaihetta, joista vain yhdellä on lakisääteinen määräaika, ja se on se, joka useimmiten unohtuu, koska vuosikokous tuntuu vielä kaukaiselta.
- 1Tilikausi päättyyUseimmilla yhdistyksillä tilikausi on kalenterivuosi eli päättyy 31.12. Säännöt voivat määrätä toisin. Tarkista tämä kerran: yllätys tulee aina siinä vaiheessa, kun aikaa on jo vähän.
- 2Tilinpäätös laaditaan: neljä kuukauttaTämä on se määräaika. Kalenterivuodella tilinpäätöksen on oltava valmis huhtikuun loppuun mennessä, riippumatta siitä milloin vuosikokous pidetään.
- 3Hallitus allekirjoittaaTilinpäätöksen allekirjoittavat hallituksen jäsenet ja allekirjoitus päivätään. Tämä tapahtuu ennen tarkastusta, ei sen jälkeen.
- 4Toiminnantarkastus tai tilintarkastusTarkastaja tarvitsee valmiin tilinpäätöksen ja oman aikansa. Varaa tähän viikko, älä iltapäivää.
- 5Vuosikokous vahvistaaVuosikokous vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapaudesta. Kokouksen ajankohta on säännöissä. Se ei jousta määräajan mukaan eikä määräaika sen mukaan.
Toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja?
Kumpi teitä koskee, riippuu yhdistyksen koosta ja omista säännöistänne. Säännöt voivat vaatia tilintarkastajan silloinkin, kun laki ei vaatisi, ja se on yleisempää kuin moni arvaa.
Tämä on kysymys, johon vastaamme yhdellä lauseella, kun näemme säännöt ja edellisen tilinpäätöksen. Ei veloitusta, ei tarjousprosessia. Kysy meiltä.
Miksi aikataulu yleensä pettää
Syy on lähes aina sama: aineisto tulee kirjanpitäjälle kerran vuodessa, maaliskuussa, isona nippuna. Neljän kuukauden määräaika on väljä, jos kirjanpito on tehty kuukausittain, ja tiukka jos se tehdään kerran.
Toinen toistuva syy on hallituksen vaihtuminen: allekirjoittajat ovat eri ihmisiä kuin ne, jotka olivat paikalla tilikauden aikana. Siksi teemme yhdistysten kirjanpitoa kuukausittain, emme tilinpäätöksen aikaan.
Mitä tarvitsemme sinulta
Nämä riittävät aloittamiseen. Jos jokin puuttuu, sano se ääneen: puuttuva tieto on nopeampi hoitaa kuin väärä tieto.
- Tiliotteet koko tilikaudelta, kaikilta tileiltä, myös siltä vanhalta tililtä, jolla on enää jäsenmaksuja.
- Avustuspäätökset ja -raportit. Avustus on kohdistettava oikealle hankkeelle ja oikealle tilikaudelle, ja se onnistuu vain päätöksen ehtojen perusteella.
- Jäsenmaksutiedot siinä muodossa kuin ne teillä ovat: Excel käy.
- Hallituksen pöytäkirjat, jos tilikaudella on päätetty jotain, mikä näkyy rahassa.
- Edellisen tilikauden tilinpäätös, jos vaihdatte tilitoimistoa. Avaavat saldot tarkistetaan siitä ennen ensimmäistä kuukautta.
Kysy oman yhdistyksenne aikataulusta
Kerro tilikautenne päättymispäivä ja se, onko teillä palkattua henkilökuntaa. Sanomme, mihin mennessä mikäkin on tehtävä ja mitä se maksaa. Keskustelu on maksuton eikä sido mihinkään.
Usein kysyttyä
- Voiko tilinpäätöksen laatia vasta vuosikokousta varten?
- Ei. Vuosikokouksen ajankohta on yhdistyksen omissa säännöissä, eikä se siirrä tilinpäätöksen laatimisen määräaikaa. Tilinpäätöksen on oltava valmis ja allekirjoitettu ennen tarkastusta, ja tarkastus ennen kokousta.
- Kuka allekirjoittaa yhdistyksen tilinpäätöksen?
- Hallituksen jäsenet. Allekirjoitus päivätään, ja se tehdään ennen kuin tilinpäätös menee toiminnantarkastajalle tai tilintarkastajalle. Tarkastettavaksi menee valmis tilinpäätös, ei luonnos.
- Mitä tilinpäätökseen kuuluu?
- Tase, tuloslaskelma ja liitetiedot. Toimintakertomus on useimmiten oma asiakirjansa, ja monen yhdistyksen säännöt vaativat sen, vaikka laki ei vaatisi. Säännöt kannattaa lukea tältä kohdin kerran huolella.
- Kuka hoitaa tämän, jos meillä ei ole talousvastaavaa?
- Me. Yhdistysasiakkaillamme on nimetty kirjanpitäjä, joka tuntee yhdistyksen ja pitää aikataulusta kiinni silloinkin, kun hallitus vaihtuu kesken tilikauden.
Kerro mitä tarvitset, niin katsotaan mitä se käytännössä vaatii.
Maksuton keskustelu, noin 30 minuuttia: käymme läpi tositemäärät, palkansaajien määrän ja tarvitsemasi palvelut, ja kerromme tarkan hinnan. Tarjouksen laatimisesta emme veloita, eikä keskustelu sido mihinkään.